הקורונה שבה לחיינו ואיתה מודל העבודה ההיברידית שמשלב עבודה מהבית ומהמשרד. ארגונים רבים החלו להפנים, כי קם דור חדש של עובדים שלא ממהר לחזור למשרד.
ממחקר עולמי שערכה חברת סיסקו, עולה כי, מעל למחצית העובדים מסכימים כי עבודה היברידית – המשלבת משרד ועבודה מהבית – היא השילוב המנצח.
הניצחון של המודל נובע מהעלייה בפרודוקטיביות שלהם והיכולת לאזן בין העבודה לחייהם הפרטיים. ואם נפרוט את הקביעה לנתונים: 60% מהנשאלים דיווחו כי את הזמן שנחסך בנסיעות לעבודה הם הקדישו לעבודה עצמה ובכך שיפרו את התפוקה. כמו כן, אוטונומיה מוגברת (63%) ועבודה טובה כצוות מפוזר (66%) תרמו רבות לעליה ביצירת הפרודוקטים שלהם.
בהמשך לרצון לעבוד לפי מודל עבודה היברידית, עולות שאלות לגבי כיצד ניתן לקיים אותו הלכה למעשה בשטח. אז לפני שאתם מחליטים לאמץ את המודל הזה, אנו פורסים בפניכם את האתגרים והפתרונות לסוג עבודה זה, על מנת שתוכלו לקבל החלטה מושכלת.
נקודות התייחסות לבניית תכנית עבודה היברידית:
על מנת ליצר תכנית עבודה נכונה לעסק שלכם, חשוב לתכנן ולהבין את הסוגיות שדורשות התיחסות ומענה. אנו מחלקים את ההתיחסות שלנו ל3 היבטים עיקריים:
ההיבט התפעולי: חשוב להבין כיצד העסק שלכם הולך לתפקד במסגרת המודל ההיברידי.
שאלות כמו מה קורה אם כל העובדים שלכם ירצו להגיע למשרד, האם המקום הפיזי שאתם עובדים בו יכול להכיל את כל העובדים שלכם? כיצד העובדים ידווחו על השעות? מה יקרה במצב שכל העובדים שלכם ירצו לעבוד בשעות גמישות? כיצד קובעים ימי בית וימי משרד שלא יעמיסו על המשרד הפיזי מחד ומאידך שלא יווצר מצב שכולם בבית, וכיצד מקיימים ישיבות אפקטיביות דרך הזום?
כל אלה הן שאלות שצריך לבדוק ולתת עליהן את הדעת.
כמו כן, אחד המרכיבים הנדרשים להצלחתו של שילוב העובדים מרחוק הוא ציוד יעודי טכנולוגי. על מנת שכל אחד מהעובדים מהבית יוכל לתקשר עם עמיתיו ומנהליו, חשוב להבין אילו טכנולוגיות ואיזה ציוד יצטרכו העובדים מביתם על מנת לשמור על קשר רציף עם העסק. ובהתאם לכך, לתקצב.
ההיבט האנושי: העובדה שעובדים נמצאים מרוחקים ממקום העבודה ואינם מהווים חלק מהסביבה הפיזית והאנושית בו, עלולה לגרום להם לתחושת ניתוק וניכור. האתגר הוא לייצר חיבור של העובד לארגון גם מרחוק. כמו כן, ההיבט הנוסף בנושא זה, הוא היכולת לגרום לעובד לעבוד בתוך סביבת העבודה ההיברידית, מרצון ולא מכורח היות ויש אנשים שקל להם לעבוד מרחוק וכאלה שקשה להם וצריך לתת לכל אחד מענה ולשמר את החיבוריות גם שלהם לארגון.
ההיבט הניהולי: כיצד מנהלים באופן אפקטיבי עובדים מרחוק. אילו כלים ניהוליים וטכנולוגיים נדרשים על מנת שניהול זה יניב את התוצאות העיסקיות הרצויות.
סביר להניח שלא כל האתגרים יפתרו מיד, אך אלה שאלות שצריך לקחת בחשבון על מנת לייצר מדיניות עבודה היברידית מסודרת.
קביעת מדיניות עבודה היברידית:
לאחר שמיפינו את האתגרים שיכולים להיות לכם מתוקף מודל זה, הגיע הזמן לקבוע מדיניות עבודה היברידית לאירגון שלכם.
המדיניות הזו צריכה לכלול הגדרה של מערכת היחסים בין הארגון לעובד ואת מערך הציפיות מהעובד במסגרת מודל העבודה הזה. גם כאן חילקנו את הענין ל נקודות התיחסות:
בהיבט התפעולי:
בגלל אופיו של המודל, חשוב שתהיה מידה של גמישות בשני הצדדים, מצד המעסיק היא תבוא לידי ביטוי בהתחשבות באופי התפקיד, מה הם הצרכים התפעוליים ,וכן בהגדרת מס' ימי העבודה הנדרשים מהבית ואלה מהמשרד. מצד העובדים, בהבנה כי יצטרכו להיות כפופים לצרכי העסק, דהיינו, להגיע למשרד באם יוחלט לקיים פגישות / הכשרות / או כל דבר אחר שלדעת המעסיק יתנהלו טוב יותר, פנים אל פנים.
כמו כן חשוב לייצר הנחיה ברורה לגבי הציפיה מהעובדים בזמן שהם עובדים מרחוק. למשל: תחילת שעת העבודה, הפסקות, רישום דו"ח שעות עבודה, דיווח על היעדרות / מחלה, יציאה לסידור אישי, הגנה על נתונים ועוד.
בהיבט האנושי: ייתכן שכמעסיקים תגיעו למסקנה שעבודה היברידית אינה מתאימה לתפקידים מסוימים, כגון תפקידים שבהם קשר פנים-אל-פנים ומגע אישי הם חיוניים. קביעת מדיניות יכולה להבהיר זאת ולהסביר את הרציונל להחלטתכם. ככל שתהיו ברורים ושקופים יותר לגבי התפקידים המתאימים לעבודה היברידית, כך יש פחות סיכויים שיהיו ויכוחים עם העובדים בשאלה האם הם יכולים לעבור לעבודה מסוג זה.
כמו כן, בסוגיית החיבור הרגשי לאירגון: חשוב לייצר פגישות אישיות ועסקיות על מנת לחבר את העובדים שלכם למה שנעשה בארגון , קביעת שעות משותפות בהן תהיה פעילות משותפת בזום שיכללו את כל בעלי התפקידים, הקפדה על שיתוף בהחלטות חשובות וכו'.
בהיבט הניהולי: הגדירו יעדים לכל עובד ואת דרך העבודה המיטבית עבורו להשגת יעדים אלו.
חשוב להתיחס לעובדים כאל מבוגרים בעלי אחריות אישית ולאפשר להם לעשות את הבחירות האחראיות לטובת כולם. חשוב לעודד את העובדים לקבוע את האיזון המתאים להם בין העבודה מהבית לעבודה מהמשרד ולהיות גמישים בפתרונות שהם מביאים לשילוב עבודה עם חיים אישיים.
הגדירו זמני תגובה בהתאם לתפקיד: קבעו בשתוף העובדים, מה הם זמני התגובה המירביים למשימות השונות לדוגמא: הסכמה להגיב תוך שעתיים לפנייה בטלפון או לצ'אט, או עד יום עסקים אחד להודעות דוא"ל שאינן דחופות. הסכימו שהעובדים אינם צריכים להגיב לענייני עבודה שאינם חירום מחוץ לשעות העבודה שנקבעו.
החליטו על דרך למדוד ביצועים: בעבודה במשרד קל יותר "לשלוט" בביצועים היות והעובד נמצא פיזית באותו מקום שבו נמצא המעסיק ,במודל ההיברידי, יש לייצר דרכי חשיבה חדשות על מנת למדוד ביצוע ותפוקה. האוריינטציה הניהולית צריכה להתמקד בניהול התפוקות והערך מאשר בנוכחות עצמה.
לסיכום:
המודל ההיברידי ילך ויתפתח וכנראה ככל שהזמן יעבור, תתפתחנה מתודות עבודה שייעלו את המודל ויגרמו לו לעבוד טוב יותר. אנו מבטיחים לעדכן בהתפתחויות.
