חשבון POP3:
בחשבון POP3 קבלת הדואר מתבצעת בשלושה שלבים:
1) ממשק הדואר האלקטרוני מתחבר לשרת.
2) השרת מאמת את פרטי ההתחברות של החשבון.
3) הודעות הדואר האלקטרוני מועברות משרת הדואר אל התיבה של המשתמש.
בחשבון POP3, ההודעות נשמרות במחשב המשתמש לאחר הורדתן משרת הדואר. כמו כן, ניתן להגדיר בחשבון
(בממשק בו משתמשים לניהול הדואר האלקטרוני) שמירת עותק של ההודעות בשרת.
סוג חשבון זה מתאים לאלו אשר משתמשים בחשבון דואר אלקטרוני במחשב/מכשיר אחד, ומעוניינים לשמור
את כל ההודעות אצלם ולא בשרת הדואר.
POP3 פחות מתאים לשימוש בתיבה במחשבים מרובים.
חשבון IMAP:
חשבון IMAP פועל באופן שונה מאוד מ-POP3:
בחשבון IMAP, המידע הקיים בשרת הדואר אינו מועבר אל ממשק הדואר האלקטרוני, אלא מסתנכרן בכל המכשירים שמחוברים לשרת המיילים.
זהו החשבון הרצוי במידה ותרצו להשתמש בתיבת הדואר האלקטרוני במספר מחשבים ומכשירים ניידים, מכיוון שכלל ההודעות (אשר התקבלו, נשלחו או נמחקו) יהיו מסונכרנות בכל הממשקים.
ActiveSync
חשבון המוגדר כ- ActiveSync מאפשר סנכרון של הודעות הדוא"ל, יומן, אנשי קשר ומשימות בין השרת בו מוגדר החשבון לבין תוכנות הדואר הנוספות בהן מוגדרת התיבה.
סוג חשבון זה מתאים לאלו המעוניינים לסנכרן ולשמור את כל ההודעות, יומן ואנשי קשר בשרת הדואר.